總務的大小事，一個系統、一頁看完進度
訂便當、請購、零用金、合約、公務車、財產盤點……總務每天要追的事情，分散在 Excel、紙本簽呈與聊天訊息裡，一件卡住了往往要問一圈才知道卡在誰那裡。
JHongSSe 總務系統把這些工作整合在公司自己的伺服器上：同仁線上申請、主管在即時通直接按「核准」，總務在進度總覽一眼看到每一件進行到哪一關、等誰處理、已經停留幾天；打開首頁，系統就列出今天要先處理的事。
- 裝在公司自己的 JHongSSe 伺服器上，資料不出公司
- 同仁用公司現有的帳號，從 Client 一鍵開啟，不必另外記帳號密碼
- 通知與簽核都在 Client 即時通，主管人在公司外也能核准
- 每一頁都有「❓ 操作說明」與「🔀 流程顯示」，新接手的總務也能自己上手
- 買斷授權，沒有每人每月的費用
進度總覽：一眼看出卡在哪、下一步做什麼
所有進行中的申請、請購、合約、零用金、預約……每一件都顯示完整流程：已經完成哪些步驟、目前卡在哪一關、輪到誰處理、已經停留幾天。
按「前往處理」，系統直接帶到那一筆，用閃爍框標出要填的欄位與要按的按鈕，頁首同時列出建議處理步驟——不用記操作流程，照著做就對了。
- 停留超過設定天數自動標紅，總務先處理最急的
- 處理完成就自動從清單消失，不必手動整理
- 首頁每個功能都有紅點數字，有事待辦一眼就知道
主管核准：即時通直接按，人在公司外也可以
需要核准時，系統同時寄 email 並傳到主管的 Client 即時通。即時通裡就是一張簽核卡片，看完摘要直接按「核准」或「拒絕」；在公司內也可以點連結看完整內容（報價單、照片、合約附件）再決定。
- 總務主管可以設定代理人，兩人都會收到，先決定的為準；另一人的卡片自動變成「已由 ○○ 核准」
- 核准金額門檻由總務自行設定；總務本人的報銷一律要總務主管確認
- 拒絕必須填寫原因，申請人與總務都會收到通知
- 是否允許在即時通簽核，可在系統設定開關
辦公用品、修繕與請購申請
同仁從清單挑選辦公用品（品項附照片）、報修附上照片、清單上沒有的東西提出請購，全部線上送出，隨時看得到處理進度。
- 請購可設定先經部門主管批准：系統依帳號的職稱（經理、主任、組長……）自動列出主管，總務勾選即可，每位主管可再指定代理人
- 總務詢價後，金額達門檻自動送總務主管核准
- 採購付款（零用金、總務信用卡墊付、公司付款）、到貨交付、入庫或列為財產、申請人確認收到，全程留紀錄
- 辦公用品依批次管理庫存，低於安全量自動提醒
廠商管理與優良評比
廠商、品項、價格、統編、聯絡方式集中在一個地方維護。總務或總務主管可以替廠商評比（1～10 分，10 最優），每一次評分都留下紀錄，經總務主管確認後才算數。
- 高分廠商列為 ⭐ 優先廠商，在請購詢價、進貨、合約、發起訂購時排在選單最前面
- 評比過低的廠商可設定為停止往來，選單裡就選不到
- 門檻由總務在系統設定調整；同仁對便當、飲料的評分另外保留做參考
零用金：月結、報銷、預支核銷
月初額度經主管確認後才能使用；每筆支出都有簽收紀錄（公司內部用即時通確認、公司外用紙本）；月底盤點結算送主管簽核後鎖定。
- 預支先領款、回來附單據核銷，多退少補
- 月中錢不夠，可申請期中撥補，總務主管核准後增加本月額度
- 公務車加油、罰單可以直接轉成零用金支出
- 發票號碼重複自動提醒，避免同一張發票報兩次
廠商合約與付款
合約經主管核准、用印簽約、上傳簽回正本後生效；進度條清楚顯示目前在哪個階段。
- 到期日、付款日前 60／30／7 天自動提醒
- 逐期登記付款，可直接從零用金付款
- 合約附件（PDF、圖片）只有總務看得到，主管核准時可以從連結查看
租借預約：會議室、設備、公務車
用月曆預約，時段衝突自動擋下，先預約先贏；可設定重複預約（每天、每週、每月）。每個物件可以各自設定要不要總務核准，用完送出歸還、總務確認後才算完成。
- 逾期未歸還，每天自動提醒借用者與總務
公務車：派車、駕駛與罰單
總務維護駕駛資料（證照與證照圖片、正常上班時間、每月休假）。同仁預約公務車時可以選擇配駕駛，系統自動檢查駕駛是否在上班時間、是否休假、是否已經被派車、駕照是否過期，總務確認派車後通知駕駛。
出車、回車記錄里程、目的地與加油；公司收到監理單位寄來的罰單，總務上傳罰單並填單號、地點、事實、應到案日期，系統依車輛與違規時間自動找出當時的駕駛與使用人並通知，可選擇用零用金、公司付款或當事人自行繳納。
- 依車輛、帳號、用途做月／季／年統計，計算平均油耗
- 駕駛出勤次數、時數、里程與罰單另有月報、年報
財產管理與保管物品
財產自動編號、列印 QR Code 標籤，盤點時用手機掃描標籤即可，差異自動整理成清單；舊的財產清冊可以一次匯入。
- 報廢、出售、捐贈經總務主管核准
- 門禁卡、鑰匙、配車等保管物品用即時通確認簽收
- 同仁離職時，一份清單列出所有要收回、要結清的項目（含保管物品、預約、零用金、便當欠費、罰單），可列印簽名
訂便當／飲料
總務發起訂購，系統自動通知全公司；截止後自動結算，欠費每天提醒，繳清才能再訂。
- 廠商沒出貨、送錯或短少，可以取消、換品項、補差額或退款，系統自動通知相關的人
- 可以加派「訂購助理」幫忙發起與收款，不必給他總務權限
- 同仁可以替每次的便當評分、留意見
統計報表與流程時效
各項工作都有月／季／年統計報表，可依品項、部門、帳號分析，下載 Excel 或列印；勾選的報表種類存檔時要送總務主管簽核，內容凍結不會再變動。
- 「流程時效」報表：每一步花了幾個工作天（扣除例假日、國定假日與公司休假日），找出最慢的環節
- 工作日曆可依政府辦公日曆，或依公司自己的排班
操作說明與流程顯示：一看就會用
每一頁右下角都有「❓ 操作說明」：這一頁怎麼操作、常見問題怎麼處理；旁邊的「🔀 流程顯示」把總務系統所有流程一次列出，用顏色標出每一步由誰處理（同仁、主管、總務、系統自動），有條件才經過的步驟以虛線表示。
購買方式
總務系統是 JHongSSe 進階版的加購項目，需搭配進階版（或進階版 5 基礎帳號）使用。在管理介面「授權與啟用」加入總務系統授權後，即可在內部網站匯入總務系統。
購買後一年內免費更新，管理介面可以直接線上更新；之後可續購更新服務。與進階版一起購買享有組合優惠，詳見價格與購買。